정보처리기능사 - 8. 스프레드시트와 프레젠테이션

스프레드시트

수치 계산과 관련된 업무에서 효율적으로 전표의 작성, 처리, 관리가 가능하도록 지원하는 응용프로그램(엑셀, 로터스, 1-2-3 등)

문서 작성, 수치 계산, 차트 작성, 데이터 관리, 매크로의 기능 존재

워크시트의 구성

• 워크시트(Workseet): 데이터 작업이 이루어지는 기본 문서, 셀로 구성되어 있음
• 셀(Cell): 행과 열이 교차되면서 만들어지는 사격형, 데이터가 입력되는 기본 단위
• 셀 포인터(Cell Pointer): 작업이 이루어지는 셀을 의미
• 활성 셀(Active Cell): 셀 포인터가 위치한 셀
• 행 머리글: 행의 맨 왼쪽에 숫자(1 ~ 65,536)로 표시되어 있는 부분
• 열 머리글: 열의 맨 위쪽에 문자(A ~ IV, 총 256개)로 표시되어 있는 부분
• 시트 탭(Seet Tab): 시트의 이름을 표시하는 부분, 클릭 시 시트 선택 가능

데이터 입력

데이터를 입력할 셀로 셀 포인터를 이동한 다음 데이터를 입력하고 [Enter]

셀의 데이터를 입력하면 수식 입력줄에도 입력한 내용이 표시

셀의 범위 지정

• 연속된 셀의 범위 지정: 첫 번째 셀을 클릭한 후 [Shift]를 누른 상태에서 지정할 마지막 셀을 클릭
• 서로 떨어진 셀의 범위 지정: 첫 번째 셀을 클릭한 후 [Ctrl]을 누른 상태에서 원하는 셀을 클릭

함수(수식)

프로그램에 이미 정의된 수식

수식이 입력된 셀에는 값이 표시되고 수식은 수식 입력줄에 표시(=, +, -로 시작)

• SUM(인수1, 인수2, ... ): 인수의 합계
• AVERAGE(인수1, 인수2, ... ): 인수의 평균
• MAX(인수1, 인수2, ... ): 인수 중 최댓값
• MIN(인수1, 인수2, ... ): 인수 중 최솟값
• COUNT(인수1, 인수2, ... ): 인수 중 숫자가 들어 있는 셀의 개수
• LEFT(텍스트, 개수): 텍스트의 왼쪽부터 지정한 개수만큼 표시
• MID(텍스트, 시작 위치, 개수): 텍스트의 시작 위치부터 지정한 개수만큼 표시
• RIGHT(텍스트, 개수): 텍스트의 오른쪽부터 지정한 개수만큼 표시
• NOW(): 현재 날짜와 시간을 표시
• TODAY(): 현재 날짜를 표시
• IF(조건1, 인수1, 인수2): 조건이 참일 때 인수1, 거짓일 때 인수2를 실행
• AND(인수1, 인수2): 인수가 모두 참일 때 참
• OR(인수1, 인수2): 인수 중 하나라도 참이면 참

참조

수식에서 특정 셀이나 셀 범위의 데이터 또는 결괏값을 사용하기 위해 주소를 지정하는 것

수식에 사용된 셀의 값이 변경되면 해당 셀을 참조하는 수식의 값도 자동으로 재계산

참조 대상	참조 방법
[A1]부터 [A5]까지의 셀	A1:A5
A1셀, B2셀 , C3셀	A1, B2, C3
4행에 있는 모든 셀	4:4
C열에 있는 모든 셀	C:C
[A1]부터 [A5]까지의 셀과 [C1]부터 [C5]까지의 셀	A1:A5, C1:C5

• 상대 참조: 셀에 위치에 따라 상대적으로 셀 주소가 변하는 형태, 수식을 복사하면 셀 주소 수식이 복사된 셀의 상대적 위치로 변경
  ex) A1, B1
• 절대 참조: 특정 셀의 주소를 고정시킬 때 사용하는 형태, 수식을 다른 셀로 복사해도 셀 주소는 변경되지 않음
  ex) $A$1:$B$1
• 혼합 참조: 상대 참조와 절대 참조를 혼합하여 사용
  ex) $A1, A$1, $B1, B$1

엑셀의 주요 기능

매크로

다양한 명령들을 일련의 순서대로 기록해두었다가 필요할 때마다 키나 도구를 이용해 호출해 처리하는 기능

작업을 일괄적으로 자동화 시켜 처리

차트

워크시트에 막대나 선, 도형, 그림 등을 사용하여 시각적으로 표현

데이터를 쉽고 직관적으로 이해할 수 있으며, 간결하게 요약 가능

정렬

특정 기준에 따라 재배열하는 기능

셀의 값에 따라 오름차순, 내림차순으로 재배열 가능

레코드 관리

데이터를 레코드 단위로 검색, 추가, 수정, 삭제 가능

입력된 자료에서 사용자가 원하는 레코드만 선택하여 표시

부분합

데이터를 그룹(필드) 별로 분류하고, 그룹별로 계산을 수행하는 데이터 분석 도구

기준이 되는 필드를 반드시 정렬해야 함

피벗 테이블

데이터를 한눈에 쉽게 파악할 수 있도록 요약, 분석해서 보여주는 도구

데이터의 행이나 열의 위치를 변경하여 다양한 형태로 표시 가능

필터

특정 조건에 맞는 데이터만 추출하여 화면에 나타내는 기능

조건을 기술하는 방법에 따라 자동 필터와 고급 필터로 구분

하이퍼링크

워크시트에서 다른 문서나 웹으로 연결되는 링크를 설정

 

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프레젠테이션

많은 사람에게 효과적으로 의미와 의사를 전달할 수 있도록 각종 그림이나 도표, 그래프 등으로 지원하는 응용 프로그램

프레젠테이션의 기능

• 슬라이드 제작/편집: 준비된 자료를 입력한 후 보기 좋게 꾸밀 수 있음
• 슬라이드 쇼 진행: 자동이나 수동으로 슬라이드 쇼를 진행하거나 애니메이션 효과를 추가
• 개체 삽입: 각종 클립아트, 그림, 조직도, 차트, 소리, 동영상 등 삽입
• 그림 그리기: 그리기 도구를 이용해 새로운 형태의 그림을 만들 수 있음
• OLE(개체 연결 및 삽입) 기능: OLE 기능을 이용하여 손쉽게 외부 자료를 활용
• 유인물, 설명문, 개요 작성: 발표 내용을 설명문, 유인물, OHP 등으로 다양하게 제작

프레젠테이션의 구성

구성 요소	설명
슬라이드	- 프레젠에티션을 구성하는 내용을 하나의 화면 단위로 표현 - 각 페이지의 기본 단위 - 연속적이 선택은 [Ctrl]를 누른 상태로 선택
개체(Object)	- 한 화면을 구성하는 개개의 요소 - 연속적이 선택은 [Shift]를 누른 상태로 선택
시나리오	- 프레젠테이션의 흐름을 기획한 것
개요	- 시나리오에 의한 프레젠테이션의 내용